简化工作流程:通过回答9个问题来学习优化流程

简化工作流程é优化生产流程。

但是什么ão 诉讼, afinal?

诉讼 são aquelas sequê最终导致交付某些东西的任务。那“algo”可以是产品或服务ço, uma informação, uma decisã等等,这取决于过程的类型á从事您的业务ócio.

流程交付– sua saída – geralmente é e entrada que dá iní下一步。

例如:在一家餐厅中,完成以下过程时“接受客户的订单”, o garçom将订单下达到厨房,开始新的流程“准备顾客的菜”, cuja saída será o prato a ser serviço. 那saída (o prato pronto) é以下过程条目:“servir o cliente”, 等等。

躯体ó公司的所有流程é a chamada “cadeia de 值”.

在这一系列流程的最后á提供产品或服务ço致最终客户que deve enxergar nele o “valor” que esperava.

如果客户愿意支付的金额大于所有流程中发生的费用,则贵公司将á利润率。

现在!如果你ê为了能够优化每个流程,使其更高效并以更少的成本提供更多的价值,您的公司á非常成功。

那é a 进口â简化工作流程!

您认为这样做很难吗ícil?

当然可以ão será 某事 simples e corriqueiro. Mas responda a estas 9 perguntas e você conseguirá这样做更容易。

查看此信息图áfico e entenda a 进口ância do workflow:

简化工作流程

如何通过回答9个问题来简化工作流程

1-您的公司有多少个流程?

Já pensou nisso?

美东时间ávamos falando há有点餐厅,一个小店ó相对不复杂于fábrica de automóveis, por exemplo.

几秒钟后,我们列出了三个ês 诉讼.

也许发现号码ú业务流程数ó热成为挑战!

Mas analise sua cadeia de 值 e tente identificar, formalmente, todos os 诉讼 existentes em seu negócio.

2-什么ã最重要的?

决定简化工作流程的人的重大错误之一é相信您必须优化所有业务流程ócio de uma tacada só.

那não é不仅生产效率低下,而且ém impossível.

最糟糕的是: 如果您为要优化的公司做广告çã所有流程,然后进行自动化ção, e não设法完成这项任务,将生成描述é说了这些举措ão 进口antes.

所以不行ão queira abraç宣扬世界。从一些正确选择的过程开始。

为此,你ê deve fazer a análise da cadeia de 值.

续集ê业务流程ó最终导致提供产品或服务ço致最终客户é所谓的价值链。

有用于 支持活动 和用于 首要活动árias.

看这个图ção de uma cadeia de 值, como definida por 迈克尔·波特:

 

 

您ê应该研究该链条并找出哪些过程ão críticos para sucesso da empresa. Normalmente são那些增加价值的人à percepçã客户对您的产品或服务有什么看法ços.

请参阅以下示例:

如果您的公司生产的设计不同的摩托车头盔,独家涂漆,价格ç溢价并拥有知名品牌,创作过程çã模型和会议ção artística são prioritários.

Já制作模型的头盔制造商“standard”,几乎是一种商品,nã您需要非常担心此过程。您的重点将是á na aquisiçã材料与管理ã资源,以低成本和价格为目标ço competitivo.

另一方面,质量控制过程é对两家公司都至关重要。毕竟,两者必须向市场提供头盔,以充分保护摩托车驾驶员和乘客。

因此,为您的公司定义ão os 诉讼 crí为您的成功。

调查: 安álise da cadeia de 值 é在贵公司重要吗?回答这个问题,然后ão:

在您的组织中ção过程模型是ão definidos em função da cadeia de 值?

3-首先需要优化哪些流程?

可能是你ê发现即使选择最重要的流程来简化工作流程,您的清单仍然很长。

在这种情况下,请定义ã优化的第一和什么力量ã浇灌第二波优化ções.

您ê pode usar uma 决策矩阵ão 或者,更具体地说, 优先矩阵ção de 诉讼,称为GUT。

简化工作流程

GUT名称中的每个字母都有一个含义:

  • G =严重程度: 评估后果ê公司,如果此过程不ão for otimizado
  • U =尿ência: 评估可以期望多少来优化此过程
  • T =趋向ência: 评估后果的可能性ê时间会越来越多

对于列表中的每个流程,您ê dará相对于1到5分ção a cada um dos critérios acima.

将它们放在电子表格上,旁边有注释,然后将这些注释相乘。最终结果是última coluna.

这种乘法的结果越高ção,应在简化的工作流队列中为项目赋予更高的优先级。

检查此ví解释如何使用GUT矩阵的视频:

如何使用GUT矩阵确定任务的优先级?

4- 您ê您是否深知这些过程?

好啦ê já fez a seleçã您要优化的流程。

但是,如何在不完全了解这些流程如何工作的情况下简化工作流程呢?

优化流程的第一步é estudá他们,并知道他们的所有细节。哪些输入和输出í谁参与其中,谁ã您的客户,什么文件是ão使用和其他元素。

为此,你ê应该画一个流程图或 流程图.

这是一种表示ção gráfica, com sí标准化的符号,表示上述所有元素。

这是过程流程图的示例:

简化工作流程

在此博客文章中了解有关流程设计的更多信息: 什么é以及如何通过5个简单步骤绘制流程图.

如果您的公司还没有ã依靠过程流程图,或者ê找到有趣的评论á他们,应该收获通知ções.

通常以3种主要方式完成此操作:

  1. 笔记çã运作过程
  2. 与参与者,流程客户,负责任经理的访谈áveis 这是utros
  3. 流程中使用的文档的集合,例如电子表格,清单,表格ários etc.

单程ágil, prá设计过程以了解的直观技术ê-los profundamente é使用BPM软件。这些工具是ão chamadas de BPMN建模软件 并且在许多情况下,都可以通过互联网进行访问。

BPMN é a notação dos sí流程图中最常用的符号,应使用以便所有工作人员ços de otimizaçã理解它,没有dú生活,什么图是ão representando.

5-是否有改进的机会?哪个是?

优化流程意味着找到更好的机会á-los e implementá-las.

只需了解该过程如何工作,não trará grandes benefí简化工作流程。

É需要参与流程的人员和BPM分析人员–业务流程管理或Gestã业务流程ócios, em português –寻找改善的机会。

这个é:找到新的方法来执行此过程,使其变得更多 高效,有效和富有成效.

有几种方法可以检测到这种情况,但是其中一些ências mais comuns são desperdí生产瓶颈,重复任务和交接等。

让我们更详细地了解每个:

  • 浪费了ícios: 当您注意到什么材料和资源ão sendo usados além do necessá或当流程的某些要素(无论是输入,流程的一部分(未完成的产品)还是最终的交付)以某种方式变得不适当时ó自己的,必须通过缺陷或恶化将其丢弃ção,存储不足等原因。
  • 生产瓶颈或瓶颈: o 颈部 当某些任务执行的时间比以前的任务要长,并在后面创建一个空闲队列时,会发生ás delas. Pessoas, má机器和资源保持静止,等待下一个任务完成。决策ã例如,速度过慢会产生瓶颈,或者缺少垫子é原材料等。
  • 重复任务: é很常见的一些控制和授予ê最终由不同的人或部门执行两次。但不是ão só此类任务可以重复进行。兰çamento de informaçõ在系统中(最终会导致数据冲突)é除其他事项外,通常还会重复进行的另一项任务。
  • 交接: 什么时候é我需要交流信息çõ在整个流程步骤中,团队或系统之间的职责和责任通常会无效地发生,从而产生错误。É验证将数据和任务传递给其他响应非常重要áveis está以最合适的方式发生úvidas.

在我们的博客中查看有关以下主题的更多信息:

6-这个新的优化过程的流程图是什么样的?

您是否发现了改进的机会?

是时候创建新的优化过程流程图了。

理想é使用相同的流程图编辑器,并将先前的流程转换为完全优化的新流程。

您ê ainda nã您掌握流程建模吗?查看此演示课程çãHEFLO BPMN建模课程。

BPMN课程-育种班çã第一步

7-你怎么样ê您会收集有关该过程的数据吗?

现在,精简工作流程中最重要的一点已经到来:收集数据以检查是否有新的优化流程ão realmente alcanç更好的结果。

为了这,é促进根本 自动化ção dos 诉讼.

自动化流程é torná他们运作。而且,与á河比许多人想象的要多ão只是使邮件发送,填写表格á和接收信息ções automático.

实际上,ém da automaçã的任务,自动化的巨大优势ção de 诉讼 é能够通过痛苦实时收集数据éis de controle.

8- 美东时间á达到预期的结果?

借助上述功能,管理者必须分析进行中的流程的性能数据,并确保改进确实是最新的。ã按预期工作。

案例não estejam, é现在开始 改进过程续ínua,接听à ú我们问题的最后一个问题ário.

9-那么有什么可以改进的ão,要达到这些结果?

退回一些步骤ás并试图找到não está正确地发生。

A análise de causa-raiz 这是 因果图 são为此广泛使用的方法。

进一步了解它们:

实际上,即使在简化工作流程过程中定义的改进被证明是足够的,é我需要越来越多的进步。

因此,不时验证是否有新的改进机会ã建议它,从而促进持续改进í的过程ão aperfeiç不断给予。

想要清单来关注我们的问题ário de 9 perguntas e promover 简化工作流程 em seu negócio?

查看我们的信息图áfico, então:

简化工作流程

贵公司实行持续改进ínua dos 诉讼?

流程图和寻找改进机会ão您的业务不断ócio?

您ê您为此使用任何软件吗?结果如何?

交流经验ê与我们在评论中回答这些问题ários!

2 评论. 离开新的

留下答案

您的电子邮件地址不会被公开。 必填字段标有 *

填写此字段
填写此字段
请输入有效的电子邮件地址。

菜单