矩阵5W2H:学习设计,执行和衡量简单有效的行动计划

需要一个项目来工作ã你知道如何组织吗?

美东时间á很难创建一个 一个计划ção 整合团队,建立ça as tarefas necessá并带来好的结果?

您ê já ouviu falar na 矩阵5W2H? 知道什么é?

A 矩阵5W2H é uma 管理工具ão 存在的最有效的,ível que pareça,最简单和f之一á被应用。

知道什么é 5W2H? Essa combinação de letras e números nada mais é比计划要çã分阶段合格和结构化á定义明确。

在喧嚣的宇宙中â在业务和活动方面都具有极强的竞争力 沟通ções internas 公司需要成为ápidas e á凝胶。和传输错误ã某些信息ções podem gerar inúmeros prejuízos.

E é正是为了确保ão aconteç创建了矩阵5W2H,因为它完全阐明了所有可能的dú任何事情都可能产生的生命 业务流程ócio 部署在公司中。

在这篇文章中,您ê会确切地知道如何做5W2H,有á访问某些表格ários 5W2H e até5W2H的一些示例受到启发。

准备好了吗

恩特ão, vamos lá!

也可以看看ém: 绩效改进流程á河流:如何制定这项计划?

为什么5W2H矩阵得名?

À乍看起来似乎很复杂,但是é exatamente o contrário.

5W2H矩阵é所谓的简化业务计划每个阶段所涉及的指导方针ção a que ela se propõe.

知道什么é 5w2h?

Fácil! São 7个问题的英文字母ês. 5 delas começ我与W同行,与H同行2。

查看哪个ão essas perguntas:

  • 什么?
  • 为什么?
  • 昂德
  • 什么时候?
  • WHO?
  • 怎么样?
  • 多少?

查看此表格á下表减少了5W2h。这是一个简短的解释ção每个问题,按照分析的顺序:

什么? 应该是什么á feito? ação, etapas, descrição
为什么? 为什么会á feito? 理由,理由
昂德 去哪里á feito? 地点
什么时候? 什么时候á feito? 时间,日期,截止日期
WHO? 成为谁á feito? 的责任ção
怎么样? 怎样成为á feito? método, processo
多少? 多少钱á fazer? 涉及的成本或费用

你怎么ê já您必须已经注意到,5W2H矩阵的每个步骤都涉及一个不同的问题,每个d的答案úvida é触发下一个问题。

太好了ão é相同?单程ática e á能够组织他们的计划ção.

简而言之,它是一种有效的管理工具。而且由于其简单性,它可​​以被小型,小型é天和希望有序,系统地注册的大公司ática suas ações e 工作流程,从简单的会议安排ões à更复杂的执行ções de projetos.

您知道谁创建了5W2H工具吗?是日本人!一直在寻找实用的方法á直观的组织方式…

广泛用于制定行动计划ção 5W2H, a matriz não é a ú唯一的办法。检查此vídeo que dá有关如何制定行动计划的其他技巧˜åo对于您公司的项目:

如何创建Ac计划 ̧ão?

 

阅读更多: 使用正确的工具并学习如何创建业务计划ócios

了解如何正确使用5W2H矩阵

对于正确的应用çã5W2H矩阵,在开始填写电子表格之前,经理需要通过战略规划指出é事先准备了问题的答案á他想解决的。

如有需要á他可以向员工寻求帮助á员工以及通过诸如以下活动直接或间接参与其工作团队或职业常规的员工 头脑风暴, 例如。但é necessá记三河ês tópicos essenciais:

  • 的地平线ções应该始终是造成问题的原因,并且não它们可能造成的影响。也就是说,尝试创建解决方案çõ代替és de paliativas.
  • 作为溶质çõ通过5W2H矩阵实施的广告必须尽可能客观í避免可能需要新的副作用ções para suprimi-los.
  • 永远不要满足于第一个好主意:提议vá针对不同情况的不同方法çõ分析,从而增加您的选择ções e seu raio de ação.

知道ça também: 懂什么éRACI矩阵以及如何建立此责任矩阵

详细检查如何回答表格上的每个问题ário 5W2H

回复à行动计划的问题çã5W2H可能很简单,但确实需要小心。

如果答案太含糊,将很难í团队很容易理解他们每个人的真正期望。

因此,这是一些有关如何完成5W2H图表上的问题的提示。

查看:

什么?– O que?

该问题的答案与项目范围和特定任务相对应í团队中每个成员的遗骸。

那是因为你ê您可以通过为整个项目预留一行来创建5W2H矩阵,以帮助成员了解其上下文。

然后,为每位员工创建一行,并完成他们必须做的事情。

所以,如果项目范围é为会议室制定新的布局ões, as obrigações dos integrantes –他们应该怎么做– pode ser:

  • 测量并绘制平面图
  • 引用新的móveis
  • 绘制蓝图é有l的位置âmpadas e luminária

等等。

为什么为什么ê?

它是é最重要的答案之一。

关于ção对于项目,赋予其意义。因此,在上面的示例中,重做会议室布局的原因ão可以容纳更多人并已安装çõ适用于新的多媒体设备ídia.

同样,为每个项目员工定义原因ê执行任务。

例如: 为什么要设计会议室计划ões?为了更好地分配大小ção dos móveis.

昂德– Onde?

事情去的地方ão acontecer e também onde o projeto “surtirá seus efeitos”.

因此,可以将虚拟环境指示为讨论的地方õs和有关项目的辩论vã它发生在通信软件渠道中ção corporativa 松弛, 例如。

对于涉及v的项目á部门甚至公司,定义他们在哪里见面õ工作发生ão é fundamental.

最后,那里的地方ções 怪物ão efeito também帮助员工更好地了解后果ê他们的活动。

因此,在我们的示例中,会议室的平面图ão será在公司的Google云端硬盘上共享,但被á implementada na pró它代表的房间。

什么时候?– Quando?

只需设置一个开始日期ício e té项目结束可以ão ser suficiente.

理想é创建时间表,可以附加时间表à 矩阵5W2H.

因此,对于每位员工,实际上应该指出他们应该何时开始执行任务或完成一项或多项任务。

如果需要的话á通过中间集成定义里程碑á以防止活动在交付期结束时积累。

WHO?– Quem?

显然谁指的是那些负责任的人á可能继续进行每项任务。在某些情况下,可能是某些员工在某些活动中一起工作。必须清楚标明,以防止两个人一起做ç是同一件事,而是é互相帮助,共同完成任务。

怎么样?– Como?

解释如何做涉及多种可能性。

它甚至可以描述您希望如何完成任务,例如:使用热量测量房间。

但是,大多数时候,它是关于定义哪些工具,方法甚至注释ções serão usadas.

查看更多示例:

  • 使用免费软件制定计划áfico “tal”.
  • 使用5W2H方法制定项目计划。
  • 使用注释绘制流程图ção BPM N.

这样每个人都看到ão “falar a mesma língua”并且避免了在集成任务时结果是真实的“salada”,毫无意义或有用。

想象一下,例如,负责人á决定住哪里ão os mó在我们重组的例子中çã会议室的布局ão通过以下程序接收植物ã可以在您的计算机上打开它。

如果要弄清楚事情的方式,就是这样的问题ão vai acontecer.

多少?– Quanto?

最后,我们到达或çamento do projeto.

所以é估计要花费多少,é定义每个参与者的数量很重要á正确地。

理想é确定交货日期çã帐户,以验证预算çamento está sendo seguido.

这个帖子也é我可能会感兴趣ê: 查看哈佛专家关于决策过程的4种工具和3条提示ão

是否要在项目中使用5W2H矩阵?使用我们为您准备的此模板ê:

矩阵5W2H

5W2H的例子

让一切变得更加轻松ácil de entender, dê看看这个5W2H模型。这是报告ório 5W2H já已完成,由Voitto创建:

矩阵5W2H

报告范例ório 5W2H

让我们做公关ó行动计划的例子ção 5W2H?

想像你ê想要购买新计算机á销售区域。让我们为ção para que o responsável pela cotaçã确切知道您必须做什么:

  • 什么?– O que?: 设定配额ção来自至少5个不同供应商的10台新计算机。
  • 为什么为什么ê?: 当前的计算机是ão no fim de sua 生活ú有用,缓慢且过时。
  • 昂德– Onde?: 销售部门。
  • 什么时候?– Quando?: Até o final do mês.
  • WHO?– Quem?: 佩德罗·亨里克(Pedro Henrique)
  • 怎么样?– Como?: 搜索互联网,然后致电亲自进行谈判。
  • 多少 ?:– Quanto?: 在他们中á不超过年度IT预算的5%。

您是否看到Pedro Henrique清楚他应该做的所有事情?截止日期,范围,动机和其他一切?

所以,当你ção, o ideal é使用表格,表格á5W2H河流的责任与应对à每个团队成员留下的问题ã每个人都很清楚。

因此,如果一个雇员依靠另一个人来完成他的任务,á向该员工收取敏捷性。

同样,如果他们注意到他们可以帮助他人完成任务,则可以在小组中产生一定的协同作用。

还没ão está对你很清楚ê como fazer a aná在创建业务计划时分析5W2H或如何使用5W2H方法ção? 恩特ão, confira este vídeo:

您ê já ouviu falar em BPM 技术?业务流程管理工具,例如软件 哈弗 使其非常容易申请çã5W2H矩阵,并提供其他一些功能,这些功能可以帮助并极大地改善业务流程ócio.

你怎么ês fazem planos de ação在您的公司吗?您是否使用5W2H?还是其他方法?在评论中回答这些问题á河流,也参加ém de nosso enquete:

您的组织ção utiliza mé全部用于计划目标和行动计划ção?

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