电子邮件任务跟踪的十大罪过

那ocorre na sua empresa?

“要请求退款,请发送电子邮件至财务官。”

“Para solicitar fé向人事部门发送电子邮件。”

“批准请购单ção encaminhe a mensagem para seu gestor.”

您ê já imaginou o que é经营一家通过电子邮件满足所有这些要求的公司? Cá entre nós…您的电子邮件信箱怎么样?

É incrí因为绝大多数公司都使用电子邮件作为 controle de tarefas.

更糟 é这对文化,生产力和管理的影响ão da organização: falta de transparência, omissão da equipe, dispersão,部门之间的延迟,可追溯性低等。

A 拥挤的邮箱é只是冰山一角。在这篇文章中,我将描述主要的隐藏问题。

使用电子邮件控制任务的十大罪过

1-信息ções desatualizadas

当需求是ã通过电子邮件答复,您的客户ão可以查询身份。

“Onde está我的材料订单?”

“Já我在酒店预订了吗?”

É我们不得不暂停时非常沮丧 我们寻找这些信息的活动ção在数十种消息交换中。

这消耗大量时间,精力和金钱。产生很多挫败感ção并使团队的生产率不断下降。

你知道哪个é最糟糕的部分?缺乏信息çã更新和透明ê产生更多的电子邮件!…

2-缺乏安全性ça da informação

Não é novidade para ninguém que e-mails não são做爱的安全方法ções.

使用电子邮件,任何人都可以成为批准者,执行者或索赔人。 ñão通过数据库有规则和控制。没有密码。没有证据ência.

3-监控难度

当所有要求ções são保存在协作者的盒子中,经理将失去监视操作的能力ção e, 绝望的,ID最差éia da sua vida:

“在所有消息中复制我”.

4-无法分配职责

当não有有效的监控,这是fá团队成员很容易免除责任。

É a hora do “João sem-braço”:

我不是ão recebi 是e e-mail.

5-不存在ência de alertas e prazos

为了弥补后续工具的不足,许多人要求使用日历ários. Porém,随着需求的增加,它变得不可能ível gerenciar todos os lembretes.

有了,ém来自电子邮件之山há també保持提醒的山脉。

6- Não há性能指标

电子邮件não geram base de dados. Assim, fica impossí衡量绩效 团队或过程。

鼻ê第一个解决方案需要足够的工具ção que vem a mente é a 和旧的Excel电子表格。迷路了ú仅仅几个小时就准备了一个电子表格,其内容údo é duvidoso.

7-确定优先重点困难

É impossí是否可以在您设置优先级时ê não sabe:

  • 哪一个é a situação.
  • WHOé o responsável.
  • 哪一个é o prazo.

“ahhh…. mas eu posso pôr红旗!”.

好的,但是é a regra por trás的红旗?É谁大声尖叫?

O 在大多数球队中失踪não é tempo, mas saber 什么deve ser feito a seguir.

8- Falta de disciplina

没有控制权的人往往会提供解决方案çõ立即,具有ã几周或几个月的影响。

对于经理来说é horrí因为这完全取决于您团队的才能和承诺。铝ém disso, também 阻止他委派任务,因为他á não相信任务将会á表现正确,害怕被吓到 em auditorias.

9-高发ência de erros

没有控制,没有妥协,没有透明度ê和其他问题,错误是ão inevitá并成倍增长。

10-认为足以记录该过程

记录过程甚至可以é当经理或顾问在合作者一方时发挥作用。但是只要转身就可以回到一切“normal”.

那é ruim para o empresá失去投资的河流;对于顾问,ão可以在同一客户处关闭新的流程改进项目;为了公关ó自己的员工,该员工属于不属于公司的公司ã它蓬勃发展并创造机会。

结论ão

很多人试图组成解决方案çã所谓的使用“boas práticas”:使用邮件列表,nã让您积累消息等

这些公关áticas nã对根本原因采取行动ão trarão a solução definitiva.

该怎么办?

问题是ó可以用一些信息系统解决ção.

可以是ERP吗?是的,只要它满足 工作流程。如果有ú取决于一个步骤 e-mail, entã我们回到最初的问题。

可以是一个 看板?题ável. Pode até小需求帮助。大多数工具没有ão有资源可以控制 sequê任务,职责,截止日期等É用另一个问题代替一个问题。

解决方案ção definitiva é其中定义了过程,并保证将á完全执行。该过程可能很简单,几乎没有活动,而且 测量 您的管理人员ã不断发展,他获得了任务和控制力。

从简单开始,练习改进周期。还要检查ém 是a solução.

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