电子邮件任务控制的十大罪过

¿这发生在您的公司吗?

“要求退款发送í给金融部门的信息。”

“要休假,请发送í给人事部门的信息。”

“批准请购单ón,将邮件转发给您的经理。”

¿您想象一下,通过电子邮件来处理所有这些要求的公司是什么样的ónico? Y aquí, entre nosotros… ¿có您的邮箱状况如何?

增量íble hasta qué点大公司使用电子邮件ó独特,可作为控制任务的工具。

更糟糕的是,这对文化,生产力和管理产生了影响。ón de la organización:缺乏透明度,遗漏ó团队中的n人,分散ón,不同部门之间的欠款,很少的后续行动以及许多其他问题。

完整的输入框是sólo la punta del témpano. En este artículo describiré仍然隐藏的主要问题。

使用电子邮件的十大罪过ó控制任务特有的

1-信息ón obsoleta

通过电子邮件处理索赔时ó唯一,则您的客户无法查询状态。

¿Dónde está我的物料订单?”

¿您已预订我的酒店吗?”

当我们不得不停止活动以查找该信息时,这令人沮丧。ón在大量消息交换中。

这需要很多时间,精力充沛í和金钱。引起很多挫败感ón,工作团队输入一个caí产生生产率的螺旋式上升。

¿而且你知道如何ál es la peor parte? ¡缺乏信息ó当前和透明度创造了更多ás mensajes electrónicos!

2-缺乏信息安全ón

没有什么比电子邮件新ónico不是安全的交易方式。

使用这种类型的通信时,任何人都可以是批准某人的人,即执行人或原告。没有通过数据库的规则和控制。没有密码ñ至。没有证据。

3-后续困难

当所有的邀请都放在官员的盒子里时,经理就失去了监视操作的能力。ó在绝望中,出现了他一生中最糟糕的想法:

“Má给我所有消息的副本”.

4-不可能归责

如果没有有效的监控,则为ás fá官员们很容易放弃责任。

现在是时候视而不见了:

¡我没收到í ese correo electrónico!

5-没有警报和截止日期

弥补工具的不足 跟进 ,许多人使用日历。但是,随着需求的增加,á在道德上不可能处理所有提醒。

因此,除了ás de la montaña de mensajes electrónicos, también你必须保持很多ón de recordatorios.

6-没有绩效指标

选民留言ónicos不创建数据库。因此,它是公关á根本不可能计算设备或过程的性能。

在没有足够工具的情况下,第一个解决方案ó出现的是旧的Excel电子表格。他们损失很多í小时准备一份电子表格,其内容值得怀疑。

7-难以确定优先事项

如果您不知道,就无法定义优先级:

  • Cuál es la situación.
  • WHOén es el responsable.
  • Cuál es el plazo.

“ahhh….¡但我可以放红旗!”.

¿Muy bien, pero cuál es la regla detrás的红旗?¿A ver quién grita más alto?

专业缺少什么í团队合作不是时间,但知道下一步该怎么做ón.

8-缺乏纪律

如果没有控制权,人们倾向于立即给出解决方案,这将使á在几周或几个月内会产生一些影响。

对于经理来说,那太可怕了é他完全取决于团队的才能和奉献精神。阿德姆ás, eso también阻止您进行归因ón de tareas, ya que él no confí将要完成的任务á正确并且害怕被审计员卷入ía.

9-高错误率

没有控制,没有妥协,没有透明度和其他问题,错误是不可避免的,并且呈指数增长。

10-相信足以记录该过程

记录 只要经理或顾问是é在官方旁边。但是,当您转身退回一切时,“normal”.

这对失去投资的企业家起反作用。ón;对于顾问而言,他们不能与同一个客户签订新项目来改善流程;对于公司本身的官员而言,他不会繁荣或创造机会。

结论 ón

很多人试图弥补解决方案ón使用假设“buenas prácticas”:使用电子邮件列表ó唯一,不要让消息堆积,等等。

那些公关á批评家不影响选民íz并没有实现解决方案ón definitiva.

¿Qué hacer?

该问题只能通过使用一些解决ún信息系统ón.

可以是 ERP? Sí只要它满足您所有的工作流程需求。如果有ú仅取决于电子邮件的步骤ó尼克,我们回到最初的问题。

可以是 看板这是有问题的。它可以帮助小ñ根据要求。最大的í这些工具中的一个没有资源来控制 任务顺序,职责,截止日期等这意味着用另一个问题代替一个问题。

解决方案ón确定性是定义过程并且有安全性要执行的过程á完全。该过程可以很简单,几乎不需要任何活动,并且可以作为您的管理人员ón进展,获得má的任务和控制。

简单入门,并实践改进周期。也可以看看én 这个解决方案 ón.

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