工作流管理中的3个工作流分析步骤

工作流程 管理是一项旨在分析,发现改进点,设计新流程并在组织中实施这些活动的活动,目的是使它们更加高效和有效。

在工作流分析步骤中,最重要的一项是 过程分析.

通过它,您可以了解此时公司内部的流程是如何进行的,以便对其进行研究以寻求改进点。

在本文中,您将学习3个工作流分析步骤以及其中需要研究的10个要点。

了解更多: 了解并应用业务流程分析方法

工作流程管理和3个工作流程分析步骤

甚至在开始3个工作流分析步骤之前,要练习正确的公司工作流管理,您还必须具有组织的全面知识’s 策略计划.

这是使业务目标与其流程效率保持一致的唯一方法。有了这一认识,就开始了过程分析的第一阶段。

1-面试员工(演员)

了解流程的最有效方法莫过于采访执行流程或对流程有某种形式的经验的人。

在过程分析的这一阶段,有必要确定:

  • 流程的活动及其顺序
  • 它的参与者,他们的责任和每个人的等级
  • 流程使用的信息生成或转换

2-过程模型分析

要分析流程模型,您需要回答10个问题:

  1. 什么 is the reason for the process?

    什么 does it seek to accomplish? The systems it uses? 什么 value does it add to the final product? And what is its current performance level?

  2. 什么 performance metrics do you use?

    什么 KPIs are defined and which points are measured? Is the process within the expected performance standards (or not)?

  3. 与客户有多少互动?那是什么

    Also, who are the customers? 什么 are their needs? Are they satisfied? Check for redundant or unnecessary interactions with customers.

  4. 有多少个切换?那是什么

    移交是信息传递到另一个人/系统的过程中的时刻。检查它们是否正在创建信息瓶颈,以及组织是否测量了它们之间的时间。

  5. 什么 are the rules of the business?

    商业规则 是可加快决策制定速度的标准化程序。检查他们是否’如果他们合适’造成障碍及其批准的步骤和水平。根据公司创建这些标准的条件以及您是否可以在不损害流程的情况下消除它们中的任何一个来进行查找。

  6. 在此过程中还有其他瓶颈吗?

    It’有必要找出什么’受到流程(信息,产品或服务)的约束,哪些因素导致了 瓶颈 (人员,系统或组织)以及瓶颈是否来自于 交出.

  7. 过程中是否有变化?

    确定它们最经常出现的位置,公差阈值是多少,以及任务自动化是否可以消除差异。

  8. 什么 does the process cost?

    检查此费用是否与市场兼容以及是否’可以优化流程以降低成本。

  9. 什么 degree of variation does human activity cause in the process?

    找出这种变化是否可以忍受,以及是否可以通过任务自动化消除它。

  10. 您如何执行过程控制?

    什么 documents do you use to control the process and what steps does it require for its approval?

如果要维持适当的工作流程,则必须在这些工作流程分析步骤中尽可能完整地回答所有这些问题。

然后,您需要记录该过程。

在进行下一步之前,请阅读博客中的以下文章,以更全面地了解什么是交接:

3-流程文件

工作流分析步骤中最重要的文档是“按现状”流程图,即当前的流程模型。

其他一些随附文档可能是电子表格,清单,程序手册,甚至参与者的声明。

什么’在过程分析的这一阶段,重要的是要了解它们的发生方式,并能够依靠与其他团队成员共享的方式来寻找改进的机会。请参见下面的示例。

工艺文件可视化

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