如何记录业务流程:价值链,现状和未来

知道如何 记录业务流程 是在公司中实施BPM的基本要素。

没有这个,就很难理解和规范业务 价值链 完全起作用,然后根据这种理解,将 原样 改进后的过程(今天)以及将来的情况 (成为).

过程文档的另一个重要方面是提供正式参考,所有参与 BPM 在企业中,经理可以监视和管理让步的过程,过程,性能和改进的实际结果。

为了帮助您更好地了解在贵公司实施BPM的这三个时刻中如何记录业务流程,我们制定了一系列指南和预防措施以供使用。

查看: 3映射,分析和流程改进技术

如何记录 business processes

在价值链中记录流程的重要性

理解和记录价值链的目的是以一种形式广泛地描述过程。 活动流程 最终导致最终产品的交付。

从这里开始,设计(按原样)和 流程重新设计 可以做到。

以下是有关如何执行此文档的一些一般提示:

  • 首先,获得该公司开发的主要活动和产品的概述。
  • 全部公司一览’公司的产品和服务从一开始就有助于您了解价值链。
  • 记住要确定用于生成这些产品和服务的过程。
  • 从此概述中描述公司的所有活动。
  • 尝试按时间顺序排列流程。
  • 一些过程可以并行发生。
  • 避免覆盖价值链中每个流程的三个以上层次。
  • 确定每个进程的开始时间和结束时间。

正如我们所说,这是AS IS和TO BE流程文档化的第一步。 现在查看如何记录这些BPM步骤。

如何记录 business processes – AS IS

要收集必要的信息以记录当前的过程,可以使用一些技术:

  • 直接观察: 观察者站在执行任务的人附近,并获得最大可能的信息量。
  • 个人面试: 尽管这是从过程中的参与者那里获取信息的非常实用的方法,但重要的是要考虑各种意见,避免将结论集中在单个受访者身上。
  • 结构化问卷: 它们是一系列草拟的问题,发送给流程的参与者,然后以书面形式正式答复,从而为 设计过程.
  • 提升会议: 也称为JAD会议(联合应用开发)由参与流程的人员的代表组成,他们开会了几次,目的是记录该流程。这种方法的优点是同时“reveals”并记录该过程,现在小组成员正在验证并同意这些发现。

原样流程文档的关键要素

原样流程必须由突出显示以下信息的图表表示:

  • 输入: 过程输入。
  • 系统性 支持 职能。
  • 鉴定 那些负责 用于流程执行。
  • 详细说明 如何执行该过程。
  • 输出: 流程的输出。

这也是尝试了解AS-IS流程的问题和失败以发现改进机会的绝佳机会!

案件: 公司的流程映射示例

如何记录 业务流程– TO BE

在流程重新设计的情况下,考虑如何改进它们并对其进行优化以定义它们将来的状态是有意义的,因为该过程尚不存在!

定义新流程最常用的方法是访谈和JAD会议,类似于在AS IS阶段所做的工作,但还有其他目标。

至于要包含在文档中的元素,它们与上面提到和详细描述的元素相同:图表,输入,系统支持功能,负责人,过程描述和输出。

查看更多: 待处理流程的7个活动及其执行方式

处理过程文档时要小心

没有非常认真地执行任何文档处理 careful, both 在AS IS阶段和TO BE阶段:

  • 非常清楚项目目标是什么以及它们要去哪里。
  • 确保使您的项目与公司的战略目标保持一致。
  • 定义该项目的人员和参与者。
  • 提供开始工作所需的资源和投入。
  • 确定标准 符号 该项目。最推荐的是 BPM N 2.0.
  • 选择合适的工具 过程建模.
  • 预定义收集数据和信息的技术,以作为文档的基础。
  • 在定义将要实现的改进方面(在待定阶段)要明确,并使结果的期望与组织保持一致’s managers.

学到更多: 为什么以及如何使用最广泛接受的BPMN 2.0表示法

流程文件的目标

既然您对如何记录业务流程有了更多的了解,请理解它为什么很重要:

  • 它为公司创建了知识库。
  • 它是编写手动过程的来源。
  • 它有助于培训和知识建设。
  • 流程可以标准化,并可以在新流程中重复使用 or other processes.
  • 它允许基于正式文档进行流程管理。
  • 它有助于定义 性能指标 供高层管理人员使用。

观看此视频时,请多了解一点:

也可以看看: 流程文档是否必要?

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