了解并应用业务流程分析方法

我们可以’t change what we don’t understand, that’是事实。因此,当我们考虑通过改善公司流程来改善公司时,第一步就是对其进行研究,分析和理解。

这是哪里 过程分析 进来。’这是一种有效方法的一部分,它使我们能够了解过程的每个细节,为改进奠定坚实的基础。

但是在我们谈论业务之前 过程分析 步骤,它’了解什么是过程分析很重要。

什么是业务流程分析?

流程分析的定义:

流程分析是进行审查并了解业务流程的动作。它涉及审查过程的组成部分,包括输入,输出,程序,控制,参与者,应用程序,数据,技术及其相互作用以产生结果。

分析包括对时间,成本,能力和过程质量的评估,能够使用过程的静态或动态视觉模型,从活动开始到结束的数据收集,分析 价值链,端到端建模和功能分解。

资源: ABPMP BPM

CBOK
工艺分析技术

让 ’看一下为了促进持续改进而必须遵循的业务流程分析步骤。

1 –确定流程

第一步是确定哪些流程需要改进。这些是您需要学习和理解的。它’始终考虑您的业务目标以及实现该目标的流程很重要。优先考虑它们。

但是,您如何确定最重要的过程呢?它们是最有助于实现组织目标并为流程的最终交付增加更多价值的要素。

提出的业务分析方法 彼得·德鲁克,可以帮助您了解这些公司的战略目标,然后定义需要改进的流程。

如何使用Peter Drucker分析业务流程’s 5 Questions

  1. 我们的任务是什么?
  2. 谁是我们的客户?
  3. 客户看重什么?
  4. 我们的主要结果是什么?
  5. 什么’s our plan?

让 ’逐一看着他们。

1-我们的任务是什么?

不了解公司原因’s existence, it won’有可能确定哪些流程对其完成任务至关重要。流程是可变的,公司的使命必须持久,并且必须通过流程来实现。

找出无法完成任务的流程,这些流程应该在您的清单中。

2-我们的客户是谁?

请记住,尽管它们非常重要,’不仅仅是最终客户应该成为这种业务流程分析技术的一部分。

毕竟,如果公司需要交付尽可能高的价值– perceived value –对于最终客户而言,其目标是为交付的产品支付超出运营成本的金额,这一切都是为了使公司获利。

Profit for whom? For the shareholders! So 那里 are many more 利益相关者 这时必须考虑和考虑。

It’s also important to remember that 那里 are for-profit organizations and that, in this case, the end customer may be society as a whole, like a specific community, among others.

确定能够为您的客户(所有类型)增添最大价值的流程,并将其包含在应优先处理的流程列表中。

3-客户看重什么?

识别客户价值的一种方法是彻底做到 市场调查.

但是,请遵循上一个问题中的细节:价值感知!这与公司的定位非常相关。但是请记住:只有准确的信息收集才能为您提供正确的答案。

4-我们的主要结果是什么?

在业务流程分析的这一阶段,我们’re talking about KPI(关键绩效指标).

您需要检查哪些流程未达到规定的目标以及原因。当然,这些也应列在您的清单中。

以下是一些可以帮助您解决此问题的帖子:


5 – 什么’s our plan?

最后,组织为实现其战略目标定义了哪些行动?链接到这些操作的所有过程都将填充您的列表。

因此,您的清单可能开始变得庞大,对吧?事实是,好的业务流程分析技术建议您不要’t 太大的目标。

考虑到这些标准中的每一个,选择优先级最高的进程为4或5,或者如果优先级更高,则选择更少的进程’re very complex.

查看此说明德鲁克的信息图’5个问题,这是业务流程分析中最著名的技术之一:

资源: 桑德罗·里比耶罗(Sandro Ribiero)

2 – Establish the team

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来源GIPHY


建立一个团队来帮助您进行业务流程分析。最好的人是那些已经每天使用该流程的人。他们知道步骤,信息,目标,最重要的是,知道过程的缺陷和瓶颈。

与团队互动的一些有效方法是:

组建团队时’考虑哪些专业人员将有效地帮助您分析业务流程非常重要。

因此,除了了解BPM的合格人员外,请记住还涉及:

  • 与所选流程相关的领导者
  • 受改进的动力激励的员工
  • A 支持者 流程(最好是高层管理人员)授权团队
  • 一线员工,他们每天处理流程

3 –创建业务流程图/流程图

此过程分析技术非常有用,可以使您真正了解过程如何发生。使用标准的符号和工具,您可以以清晰实用的方式表示流程。

通过这样做,变得更容易看到’s right and what’无法正常工作,瓶颈和改进点是什么?

生成流程图是业务分析方法的基本步骤之一,请查看有关如何执行此操作的分步计划:

逐步绘制流程图:

  1. 定义负责人:流程图通过通道定义职责,通道是表示团队或职位任务的图表区域。您’通过阅读我们在分步计划末尾指出的内容,可以更好地理解这一点。
  2. 包括一个流程发起者事件:每个流程都以某个事件开始,例如,它可以是客户在上一个流程部分到达时发送的电子邮件。
  3. 定义任务及其关系:在每个通道中,您都应指出需要完成的任务,例如查找零件或答复电子邮件请求。还通过链接元素指示下一个任务是谁,谁负责。
  4. 向过程结束发出信号:用一个事件标记过程的开始,用另一个事件标记过程的结束。可能像“request fulfilled” or “part delivered”.

听起来复杂吗?在这里查看所有这些详细信息: 如何通过5个简单步骤绘制流程图


另外,退房 流程符号.

如果您想了解更多,请观看以下视频:

BPMN课程-创建第一个流程图

 

4 –定义AS IS流程

利用以上所有信息,定义该过程现在如何进行。它’无论如何,不​​要走步,坚持实际,这非常重要。

就是说:了解当前过程是如何进行的,而不是您希望将来如何。

为此,在业务流程分析的这一阶段,您必须遵循3个主要步骤:

  1. 与参与者的访谈:旨在代表流程的活动,流程的顺序,负责人,在流程的其他实例中是否需要权限以及是否生成了一些新信息。
  2. 分析流程模型:找出流程的目的,使用的绩效指标,是否存在客户互动,是否有交接(将工作或信息从一个人,团队或系统传递给另一个人,团队或系统),什么? 商业规则 are applied, if 那里 are bottlenecks, how the process is controlled, and other points.
  3. 文档:此时,必须将所有已分析的内容适当地报告在适当的文档中,以便可以按照定义的符号清楚地进行咨询和演示。

阅读更多: AS IS流程映射.

5 –指定改进点

您可能已经知道,但是’确定哪些是必要的以及可能的改进很重要。在执行此操作时,请牢记公司的战略目标,因为所有流程和行动都必须将其作为目标。

通常,改进点集中在以下方面:

  • 与客户的互动: 这些时刻必须始终是完美的,尤其是对于外部客户
  • 具有较高感知价值的活动: 这些必须始终以最佳方式发生,以便为最终客户提供尽可能高的感知价值
  • 交接: every time 那里’s an exchange 的 information or tasks between person and/or system 那里’s a risk 的 errors occurring. The more handoffs 那里 are, the more risk 那里 is.
  • 商业规则: 这些是有助于流程流程并防止决策浪费时间的标准程序,因为它们是明确的客观规则,用于定义流程的运行方式。
  • 瓶颈: 找出为什么流程在某些时候停止流动并设置避免这种情况的方法。

6 –为流程建模

收集所有信息并按照您希望的方式对新流程进行建模,然后 使它与公司及其目标保持一致。

实际上,这一步骤包括设计新的改进流程, 更有效地实现组织的目标。

与我们在AS IS步骤中创建流程图的方式相同,TO BE步骤还将具有一个以及所有必要的文档,以在必要时传输此信息和知识。

另请参阅: 映射过程.

业务流程分析的最新思路

我们可以看到,业务流程分析会生成评估和解决问题根源并做出明智决策所需的信息。使用这种方法,您可以了解工作如何在组织内部进行以及业务如何实现其目标。

It’重要的是要记住,这是一个连续的操作,因为 there’s always 优化或改进的过程。还有’流程可能会随着时间的变化而变得与业务目标不一致。

所有过程分析技术都很重要,您不应该’不要跳过任何。好的软件可以在分析活动方面发挥作用,而HEFLO BPM是正确的选择!

因此,借助动态且易于使用的界面,您可以映射,建模,执行,改进,优化和自动化公司的所有流程,从而实现持续有效的改进! 了解BPM软件, 要么 联系我们.

现在您知道什么是过程分析,请阅读有关 流程分析师,是帮助您完成此项目的理想专业人员。

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