5W2H方法:学习如何创建简单的行动计划

您需要启动一个项目,不知道如何组织它吗?

您在制定有效的行动计划时遇到困难吗,整合团队,确定必要的任务并取得优异的成绩?

您听说过5W2H方法吗?你知道这是什么吗?

5W2H方式 是效率最高的之一 管理工具 确实存在,而且看起来似乎令人难以置信,它是最简单易用的工具之一。

你知道5W2H是什么吗?字母和数字的结合不过是在实际和明确定义的阶段中制定的合格行动计划。

在充满活力和竞争的世界中,例如业务,活动和 内部沟通 需要快速敏捷。某些信息传输中的错误会产生无数的损失。

正是因为这个原因,才创建了5W2H方法,因为它完全阐明了公司中实施的任何业务流程可能引起的任何问题.

在这篇文章中,您将确切地找到5W2H的操作方法,并且可以访问一些5W2H模板,甚至一些5W2H的示例来激发您的灵感。

你准备好了吗?

所以,走吧!

也可以看看: 基于流程的组织:创造价值的最佳途径!

为什么将其称为5W2H方法?

乍一看,这似乎很复杂,但实际上恰恰相反。

因此,称为5W2H方法是为了简化它所建议的行动计划的每个阶段所涉及的准则。

你知道5W2H是什么吗?

这简单!这是它代表的七个问题。五以W开头,二以H开头。

查看以下问题:

  • 什么?
  • 为什么?
  • 在哪里?
  • 什么时候?
  • 谁?
  • 如何?
  • 多少?

请查看下面的简化5W2H表。这是每个问题的简要说明,按照应分析的顺序:

什么? 该怎么办? 行动,步骤,描述
为什么? 为什么要这样做? 理由,理由
在哪里? 在哪里做? 地点
什么时候? 什么时候做? 时间,日期,截止日期
谁? 由谁来完成? 行动责任
如何? 怎么做? 方法,过程
多少? 制作多少钱? 涉及的成本或费用

您可能已经注意到,5W2H矩阵的每个步骤都涉及一个不同的问题,每个问题的答案都是引发下一个问题的触发器。

太好了吧?一种切实有效的组织行动计划的方法。

简而言之,它是一种有效的管理工具。而且由于其简单性,希望以有序和系统的方式记录其行为和活动的小型,中型和大型公司可以使用它。 工作流程,从简单的会议安排到最复杂的项目执行。

您知道谁创建了5W2H工具吗?是日本人!一直在寻找实用直观的方法来组织事物……

5W2H是创建行动计划的常用工具,尽管它不是唯一的方法。观看此视频,其中提供了有关如何为公司项目创建行动计划的其他提示:

//www.youtube.com/watch?v=lwoVRVgKg-o

阅读更多: 流程映射技术–项目中的7个步骤

正确使用5W2H方法的方法如下

为了正确使用5W2H方法,管理人员在开始工作表之前,必须通过战略规划来指出先前准备的要解决的问题的答案。

如有必要,他们可以通过诸如集思广益之类的活动直接或间接地邀请工作团队中的员工。但是有必要牢记三个基本主题:

  • 始终专注于问题的原因,而不是问题的最终后果。也就是说,尝试创建确定性的解决方案,而不是姑息性的解决方案。
  • 通过5W2H方法实施的解决方案应尽可能客观,避免可能需要采取进一步行动来抑制它们的副作用。
  • 永远不要满足于第一个好主意:针对所分析的不同情况提出几种方法,从而增加选择范围。

也可以看看: 了解什么是RACI矩阵以及如何组装此职责矩阵

查看如何在5W2H表单上回答每个问题

在5W2H行动计划中回答问题可能很简单,但确实需要谨慎。

如果答案过于模糊,员工将很难理解他们每个人的真正期望。

因此,这里有一些技巧,可帮助您在5W2H图表上填写问题。

让我们来看看:

什么?

该问题的答案与项目范围和每个团队成员的特定任务相对应。

这是因为您可以通过为整个项目预留一行来创建5W2H表单,以帮助成员了解其上下文。

然后为每位员工创建一条线,并完成他们应该做的事情。

因此,如果项目范围是为会议室开发新的布局,则成员的义务(他们应该做什么)可以是:

  • 测量并绘制平面图。
  • 引用新家具。
  • 设计电网,以及用于放置灯具,照明灯,电源插座等的地方tc。

为什么?

这是最重要的答案之一。

对于项目,它赋予了它意义。因此,在上面的示例中,重做会议室布局的原因可能是为了容纳更多的人并为新的多媒体设备提供足够的设施。

同样,它为每个项目合作者定义了执行其任务的原因。

例如: 为什么要绘制会议室的布局?因此,我们可以更好地选择家具的尺寸。

在哪里?

事情会发生的地方,项目也会“生效”。

因此,可以将虚拟环境指示为与项目有关的讨论和辩论的发生地点,例如在公司通讯软件的渠道中 松弛, 例如。

对于涉及多个部门甚至公司的项目,定义工作会议的召开地点至关重要。

最后,采取行动的地方还可以帮助员工了解其活动的后果。

因此,在我们的示例中,会议室的地板将在Google企业级驱动器上共享,但将在其所代表的会议室中实现。

什么时候?

仅设置项目的开始和结束日期可能还不够。

理想情况下,应该创建一个时间轴,可以将其附加到5W2H表中。

因此,对于每位员工,实际上应该指出他们应该何时开始执行任务或完成一项或多项任务。

如有必要,请定义中间交付的里程碑,以避免在交付期末积累活动。

谁?

显然,它是指负责执行每个任务的人员。在某些情况下,可能是某些员工在某些活动中一起工作。应该清楚地表明这一点,以防止两个人做同一件事,而不是帮助一个人以协作的方式完成任务。

如何?

解释“如何”涉及多种可能性。

它可以是您希望如何完成任务的详细说明,例如:使用卷尺测量房间。

但是大多数时候,它是关于定义将使用哪种软件,方法甚至符号的。

查看更多示例:

这样,每个人都将“说相同的语言”,并避免在集成任务时造成混淆,从而使它变得毫无意义或无用。

想象一下,在我们的会议室布局示例中,负责决定家具摆放位置的负责人在他们无法在计算机上打开的程序中收到了平面图。

如果一切都清楚了,这种问题就不会发生。

多少?

我们终于达到了项目预算。

因此,除了要估计多少费用外,重要的是定义每个参与者将被单独授予的金额。

理想情况下,应设置问责日期,以查看是否遵守预算。

这篇文章也可能使您感兴趣: 成功经理人提供的10项生产力技巧。

您是否要在业务流程映射项目中使用5W2H方法?使用我们为您准备的此模板:

5W2H方法示例

为了使事情更容易理解,请看一下5W2H模型。这是一个已经完成的5W2H报告:

来源: 将PDCA循环应用于牛禁闭系统的持续改进:一个案例研究

让我们来制作我们自己的5W2H行动计划示例吗?

想象一下,您想为销售团队购买新计算机。让我们制定一个行动计划,以便负责人确切知道该怎么做:

  • 什么?: 从至少5个不同的卖方那里获得10台新计算机的报价。
  • 为什么?: 当前的计算机使用寿命很短,陈旧且已过时。
  • 在哪里?: 销售部门。
  • 什么时候?: 到月底。
  • 谁?: Peter Smith.
  • 如何?: 搜索互联网,然后致电亲自进行谈判。
  • 多少?: 最多占年度IT预算的5%。

您能看到彼得史密斯应该清楚他需要做什么吗?截止日期,范围,原因以及其他所有内容?

因此,在制定行动计划时,理想情况下,您应该使用表格,5W2H表格,每个人的责任和对每个团队成员问题的答案都非常清楚。

在这种情况下,如果一名员工依靠另一名员工完成一项任务才能开始工作,则可能会浪费该员工的效率。

同样,如果有人注意到他们可以帮助他人完成任务,则该小组中可能会产生某种协同作用。

在创建行动计划时,您是否还不清楚如何进行5W2H分析或如何使用5W2H方法?如果是这样,请观看此视频:

//www.youtube.com/watch?v=yMjngIXE-40

你听说过 BPM技术? 业务流程管理 tools like HEFLO 促进5W2H方法作为改进业务流程的方法的应用。

您如何制定公司的行动计划?例如,您是否使用5W2H方法?还是其他方法?在评论中回答以下问题,并参与我们的民意调查:

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