了解什么是RACI矩阵以及如何设置它

谁将在诉讼中做什么?

确定参与流程活动的人员的角色并不总是那么容易。

通常,当 设计过程,我们在某些细节上迷失了方向,最终没有明确定义职责。

为了促进此定义组织或过程中的角色和职责的过程,我们使用了RACI模型。

这是一个责任矩阵,称为RACI矩阵,它为流程活动创建责任图。

在这篇文章中,您将发现什么是RACI矩阵,其含义,如何制定责任矩阵以及一些问责矩阵示例以激发您的灵感。

另请参阅: 业务流程设计的9条原则

无论如何,RACI矩阵是什么?

很容易理解什么是RACI,请参阅:

RACI矩阵或RACI表是易于使用的可视化工具,可以清楚地定义每个员工在流程或项目活动中的属性,角色和职责。

您是否清楚责任矩阵是什么?伟大的!因此,现在检查一下RACI的含义。

RACI:含义

要了解什么是RACI矩阵,您需要查看首字母缩写的含义。

RACI代表负责,负责,咨询和知情。

请参阅以下每个术语的翻译:

  • Responsible
  • 负责任的
  • Consulted
  • Informed

现在您对RACI的含义更清楚了吗?好吧,让我们更详细地解释一下!

这些词语中的每一个都是指员工在流程任务中所承担的职责。

这里有更多详细信息:

  • 负责任的: 是负责在此过程中执行此任务的人。该协作者是从事这项工作的人,因此,这个人将继续进行下一阶段的工作。
  • 负责人: 可以启动过程任务吗?做得好吗?您是否符合公司要求的标准?负责人监视该过程的完成,批准启动该过程(在某些情况下)或批准结果和交付。通常是流程的所有者,主管或经理来完成此任务 角色.
  • 咨询: 这是一个可以为流程做出贡献的人。该人员可以在组织内外,也可以征询他们的意见,以便以最佳方式执行流程。他们以经验和知识为过程提供支持。
  • 通知: 随着过程的进行,需要向某些人告知性能和交付情况。每当任何活动对所涉及的任何人产生重要影响时,都应将其包括在知情者清单中。

查看以下概述了RACI含义的图示:

来源: 如何使用项目管理软件启动项目

要完全不怀疑RACI表中的条款,请观看以下视频:

//www.youtube.com/watch?v=1U2gngDxFkc

另请阅读: 了解Office自动化。

如何制作RACI问责矩阵

既然您知道了RACI矩阵字母的含义,就该学习如何将责任矩阵放在一起。

为此,只需执行几个步骤,然后将其签出!

如何建立分步问责矩阵

组装RACI矩阵的传统方法如下:

  1. 列出流程中的所有活动
  2. 再次列出所有参与该流程的人员
  3. 组装一个表,并为每个流程活动保留一行
  4. 在同一表中,创建与流程中涉及的每个列对应的列
  5. 分析每个活动并仔细标记显示上一点含义的字母之一

但是,在HEFLO中,可以直接在流程的任务元素内部进行RACI配置。一探究竟:

但是,在构建表时需要遵循RACI方法中的一些重要技巧,请参见下文:

创建RACI问责矩阵的6条基本规则

  1. 在流程中,每个活动至少应有一个人负责
  2. 同样,每个任务必须至少有一个负责人。
  3. 另一方面,对于同一过程活动,最多只能有一个负责人。
  4. 负责某项活动的人员也可能负责。
  5. 在同一个活动中,可能有几个人被咨询并告知
  6. 理想情况下,每个活动只应由一个人负责。这避免了并行处理或重复性。但是,如果确实有必要定义一个以上的负责人,则每个人的任务划分必须明确且定义明确。

现在,您对RACI责任矩阵的设置方式是否更清晰了?您认为您可以为自己的公司创建一个吗?

如何查看一个问责制矩阵示例,以确保您真正掌握了此过程?或者更好的是,看到4个示例怎么样?

责任矩阵模型,请参阅4个示例

我们选择了4个RACI问责矩阵示例,供您实际查看它们的工作方式。

责任矩阵模型1:

这是RACI问责矩阵的一个非常简单的示例。

请注意,它仅列出第一行中负责人员的姓名,而没有指出职位或职能。从某种意义上说,理想的方法是指示位置和功能,因为这些过程是由能够执行每个任务的人员执行的。

因此,如果这些雇员之一被禁用,甚至离开公司,则必须重做RACI表。这是不理想的。

因此,建议不要使用人员名称,而应使用人员在公司中所扮演的角色或职位。如果有人在公司外部参与,则必须以相同的方式行事。

责任矩阵模型2:

第二责任矩阵模型采用第一行中负责人员的职位。

它是用于系统开发过程的RACI矩阵。

请注意,负责某项任务的人员(标有R)可以是被咨询的一个人(C)或被另一个告知的人(I)。他们甚至可以成为其他任务或活动的负责人。

例如,这发生在“分析”列中。

此外,在经理专栏中请注意,该公司的这位员工对“监控程序开发”活动既负责(R)又要负责(A)。在相应的单元格中,如下所示:R / A。

最后,值得一提的是,RACI表上的成员之一可能对任何活动不负责(R),也不负责(A),也未征询(C)。助手(最后一列)就是这种情况,仅在该过程中发生的所有活动都被告知(I)的助手。

责任矩阵模型3:

在此示例RACI矩阵中,除了通过明确定义的位置指示涉及的那些矩阵外,还具有特殊的特殊性。创建了一种新的责任类型,即测试人员,并以字母(T)表示。

这是因为这是一个软件开发过程。在与此相关的过程中,某些重要职责非常具体且有所区别,这可能是必要的。

在这种情况下,测试软件是重要的步骤,无法通过RACI矩阵的常规字母或其他字母来表示。

因此,当涉及具有这些特征的过程时,可以创建一个新的责任类别,为其定义一个字母并在表中指出。请注意,这是RACI矩阵示例的最后一行中的所有列中发生的情况。

另请参阅: 业务流程管理套件:BPM工具的组合。

责任矩阵模型4:

HEFLO BPM 职责显示在门户网站上,并允许用户快速确定其职责。

使用RACI矩阵的优势

到目前为止,我们已经看到了一切,您可能想知道:为什么要使用RACI方法?这有什么好处?

这是我们准备的简短清单:

  • 易于跟踪责任。
  • 帮助其他流程成员了解向谁报告,寻求帮助或收取送货费用。
  • 它可以防止由于某人未能履行分配给他们的职责而导致流程停止。
  • 对“谁应该做什么”的正式和书面控制。
  • 易于使用和创建的直观直观的工具。一种可以让您快速得到咨询的做法。
  • 它促进了团队成员之间的沟通,协作和团队合作。
  • 工作组成员之间明确,客观地划分任务。
  • 更大的责任感。其他人的工作和结果取决于 每个人的工作表现.
  • 以正确的方式为每位员工分配资源。
  • 防止任务重复。
  • 如果团队成员离开,备份人员将确切地知道该怎么做。

您在公司中使用RACI矩阵吗?

您是否已经知道RACI矩阵?你觉得怎么样?您要在业务中使用它吗?

–在评论中告诉我们您使用此工具的经验。

让我们分享这些知识!

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