电子邮件使用情况跟踪任务的10个陷阱

这在您的公司中发生吗?

“要要求退款,请发送电子邮件至融资人。”

“要请求休假,请发送电子邮件至个人部门。”

“要批准请求,请将消息转发给您的经理。”

您是否曾经想像过通过电子邮件满足所有这些需求的企业运营会是什么样?我们之间… how’s your mailbox?

It’令人惊讶的是,绝大多数公司如何将电子邮件用作任务控制工具。

更差 但它对组织文化的影响 生产力与管理:缺乏透明度,团队遗漏,分散,部门延误,可追溯性低等。

拥挤的邮箱只是冰山一角。在这篇文章中,我将描述主要的隐藏问题。

10 Pitfalls 电子邮件使用情况以跟踪任务

1-过时的信息

通过电子邮件答复要求后,您的客户无法签出状态:

“”Where’我的物料订购单吗?”

“我已经在酒店预订了吗?”

当我们不得不暂停活动以在数十个消息交换中找到此信息时,这非常令人沮丧。

这消耗大量时间,精力和金钱。这会产生很大的挫败感,并使团队的生产率不断下降。

而你知道最糟糕的部分吗?缺乏更新的信息和透明度会生成更多电子邮件!…

2-缺乏信息安全

It’对于任何人而言,电子邮件都不是进行交易的安全方式,这对任何人来说都是绝无仅有的消息。

使用电子邮件,任何人都可以成为批准者,执行者或原告。通过数据库没有规则和控制。没有密码。没有证据。

3- 监控难度

当所有请求都保存在员工中时’在管理人员的帮助下,经理失去了监视操作的能力,并且拼命地对自己的生活有最坏的认识:

“将我复制到所有电子邮件中”.

4-无法分配职责

如果没有有效的监控,团队成员很容易将自己从责任中解脱出来。

It’s time to play dumb:

“我没有收到这封电子邮件。”

5-没有警报和截止日期

由于缺乏后续工具,许多人要求使用日历。但是,随着需求的增加,不可能管理所有提醒。

现在,除了拥有大量电子邮件之外,您还将拥有大量提醒

6-没有绩效指标

电子邮件不会生成数据库。因此,不可能衡量团队的绩效或其过程。

在没有适当工具的情况下,想到的第一个解决方案是 旧的Excel工作表。浪费大量时间来制作内容可疑的电子表格。

7-确定优先重点困难

不知道时无法设置优先级:

  • 状态。
  • 负责。
  • 最后期限。

“ahhh …。但我可以放红旗!”.

好的,但是’红旗背后的规则是什么?谁大声喊?

大多数团队所缺少的不是时间,而是知道下一步该怎么做。

8-缺乏纪律

如果没有控制,人们往往会立即给出解决方案,这将在几周或几个月内影响该过程。

对于经理来说,这是可怕的,因为他完全取决于团队的才能和承诺。另外,由于他不再相信任务将正确运行,因此它可以防止任务委派。

9-高错误率

没有控制,没有妥协,没有透明度和其他问题,错误是不可避免的,并且会不断增长。 exponentially.

10-认为足以记录该过程

在经理或顾问在团队成员一边的情况下,甚至可以记录该过程。但是只要转过身,一切都会回到“normal” situation.

对于失去投资的企业家来说,这是可悲的。对于不能在同一客户中销售新流程改进项目的顾问;对于员工来说,员工本身就是一家不繁荣,不会创造机会的公司的一部分。

结论

许多人尝试使用假定的方法对解决方案进行建模“good practices”:使用电子邮件列表,不让消息堆积,等等。

这些做法不是根本原因,也不会带来全面的解决方案。

该怎么办?

该问题只能通过使用某些信息系统来解决。

可以是ERP吗?是的,只要满足所有条件 工作流程 需要。如果只有一个步骤取决于电子邮件,那么我们将回到最初的问题。

可以是看板吗?可疑的。它甚至可以帮助满足少量需求。大多数工具没有资源来控制任务,职责,期限等的顺序。它’用另一个问题代替一个问题。

最终解决方案是定义过程的解决方案,并且可以保证将完全执行该解决方案。该过程可能很简单,几乎没有活动,随着管理的发展,它会获得任务和控制权。

从简单开始,练习改进周期。 也请查看此解决方案。

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