什么是流程优化?实施步骤

组织每天都面临着 挑战以减少开支。 为了成长,管理人员正在寻找一种改进其流程的方法,从而可以降低成本并了解每个流程在业务中的含义。

所投资的工具,技术和资源无关紧要。投入多少资金甚至团队付出的努力都是没有意义的。 次优过程将永远无法提供最有效的结果。 流程优化可以为您的公司带来什么,是减少流程中金钱,时间和资源的方法,从而带来更好的业务成果。

流程优化步骤是什么?

流程优化的主要目标是减少或消除时间和资源浪费,不必要的成本,瓶颈和错误,同时实现流程目标。 如果存在错误,我们只会花时间纠正错误。 仅仅知道这一点还不够。以下是到达那里的步骤。

识别

首先,我们需要确定贵公司中存在哪些流程优化需求。考虑一下您公司中的某个过程花费了您超出其应有的成本或吸引了客户’员工之间的不满甚至压力。

现在,询问有关此过程的问题,旨在确定什么是过程的核心,即不可更改的项目。

  • 该过程的最终目的是什么?结果应该是什么?
  • 该过程在哪里开始和结束?
  • 在阶段中,哪些活动是过程的一部分?
  • 涉及哪些部门和人员?
  • 哪些信息在步骤之间传播?

那时,我们在问什么是过程,而不是如何去做。

重新思考

现在是映射流程的时候了,担心如何执行每个步骤,流程如何进行,如何优化该流程。问问自己和您的团队这些问题:

  • 有没有更好的方法来执行此过程?
  • 这个过程如何进行?
  • 此过程使用多少纸张(例如)?
  • 该过程需要多长时间才能完成?
  • 返工和纠错会浪费多少时间?
  • 流程停在哪里?

具有微观和宏观视野很重要。每个细节都很重要,因为电子邮件的书写方式直到了解客户的需求为止。

将对这个问题的答案与第一项中的答案进行比较,也许您会发现看似至关重要的任务是消耗性的。

也可以看看: 如何映射您的流程。

实行

在了解了这一详细程度的过程并确定了变更机会和改进需求之后,就该 以新的方式应用该过程。 这是业务流程优化中的微妙部分。

对于流程的目的以及业务流程的优化而言,至关重要的是每个人都必须接受新流程并实施更改。

这样,我们可以检查结果,收集数据并查看改进是否真实。可能会发生该过程没有按我们预期的那样结束,员工没有习惯它,实施未正确完成的情况,因此有必要从头开始。

您也可能对。。。有兴趣 连续的提高。

自动化

坚持相同的错误并期待不同的结果是失败的秘诀。

使证明有效的流程自动化并在公司中推广,以降低成本,防止错误,减少浪费和增加产量。

要了解有关自动化的更多信息,请阅读有关 工作流程自动化.

在下图中,您可以看到使用HEFLO进行流程自动化的示例:

任务管理网

任务表

监控

通过整个过程的优化,进行监视,监视和监视。自动化之后,您一定会发现新的改进点和瓶颈。识别它们,重新考虑流程,实施并自动化。

作为所有过程 业务流程管理,这是一个周期性项目。如果仅执行一次,它将不会为您的组织提供任何解决方案。如果内置于公司’的文化,它将带给客户’员工满意’ happiness, superior 盈利能力,以及前所未有的浪费减少。

优化公司流程时,请务必寻找可靠的软件。仅当过程执行令人满意时,结果才有价值。

在下面的视频中,您可以看到如何创建管理仪表板:

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