Do you know what BPA工具are? Discover all of their advantages

CRM,ERP,BPM,BPA…

有这么多 商业管理工具 企业可以接受这样一个事实,即许多领导者和企业家都不确定哪个对他们的组织最重要。

事实是,只有查看您的业务细节–最好在一个好的帮助下 策略计划 –您可以定义最有用的管理工具来实现您的目标。

但是,’在此等式中考虑一个因素很重要:业务 过程分析或BPA。

为什么?

有两个原因:

  • 首先,因为如果没有对组织过程及其优化的适当管理,则可能无法正确利用其他工具。
  • 其次,因为流程本身的分析和优化可以确定应获取或停止使用哪些工具来优化流程。

牢记这一点,在这篇文章中,我们’重新向您展示什么是过程分析工具– the so-called BPA工具–以及如何在组织过程的实施中应用它们。

另请参阅我们的博客: 所有工作流自动化软件必须具备的7个功能

什么是BPA工具?

BPA工具或业务流程分析工具是用于执行,分析,记录和重新设计业务流程的一些最常用工具。

但是在深入研究什么是BPA工具之前,我们如何更好地了解流程分析本身是什么?

什么是过程分析?

流程分析是用于进行全面审查以清楚了解公司的一套程序’的业务流程。

这些过程涉及审查每个过程组件,包括:

  • 输入项
  • 产出
  • 任务
  • 程序
  • 演员们
  • 应用领域
  • 系统篇
  • 控制项
  • 文件资料
  • 数据
  • 技术

接下来,您将分析这些元素之间的相互作用以及它们如何导致期望的结果。

过程分析涵盖对重要因素的评估,例如花费的时间;成本;生产能力使用的资源;以及流程及其交付的质量。

为此,使用了过程,图表和流程图的可视化模型。数据收集;一种 价值链 分析和 过程建模 执行。

了解更多: 了解并应用业务流程分析方法。

现在您已经掌握了流程分析的概念,让’对BPA工具的作用有更深入的了解。

业务流程分析工具:它们仍然做什么?

Many professionals confuse BPA工具with mere 流程设计 工具。

实际上,对于适当的组织过程管理,它所需要的不仅仅是绘制过程和生成图表。

您知道流程图是什么吗?这里’是Service Desk流程图的示例:

bpmn示例

在这种情况下,业务流程分析工具不仅提供流程设计,还提供更为详细和全面的工作。它包含6个组件:

  1. 流程仓库
  2. 图形建模和文档
  3. 流程发布
  4. 流程版本控制
  5. 处理过程改进
  6. 合作

在以下项目中检查每个组件的详细信息。

也可以看看: 业务流程管理套件:BPM工具的组合。

The 6 components of BPA工具

使用BPA工具使组织过程的实现更加敏捷和自信。

而且,如果该工具是在线的,基于云的并且具有良好且直观的界面,则团队的参与将更加自然和自发。

检查业务流程分析工具的六个组件:

1-过程资料库

在考虑使用BPA工具时,很少有人记住的组件之一是如何存储和访问流程。

好的流程存储库需要集中的基础,“真理的单一来源”.

另外,流程需要组织得很好并且可以通过结构化目录或搜索引擎轻松找到。

当然,应采取一些安全措施:

  • 仅限授权用户访问存储库
  • 需要密码和其他用户身份验证
  • 应该规定与流程图的交互级别,例如可视化,编辑和删除。

哈弗 依靠基于云的流程存储库,您可以仅使用Web浏览器来修改或传播流程。

2-图形建模和文档

图形化 过程建模 涉及以流程图或流程图的形式创建流程的表示形式。

为此,对过程进行了研究以寻找执行过程中涉及的资源和元素。这些包括使用的文件, 商业规则,客户,代理商和流程所有者,需要流动的信息,决策制定,输入和输出。

在正确识别这些元素之后,将创建一个流程图,以使所有这些都易于以视觉方式理解。

Generally, good BPA工具use BPM N 符号,最常用的表示法。这样,所有有权访问该图的人“会说一种通用语言”,因此避免了误解。

从HEFLO观看此视频’的BPMN过程建模课程。

BPM N 课程-创建第一个流程图

 

了解更多: 业务流程建模教程:6个PDF,5个视频和4个幻灯片。

对流程进行建模后,’记录它们至关重要。

许多人想知道这有多重要,甚至声称这会引起不必要的官僚主义。

实际上,流程文档非常重要,并且为组织流程的管理带来了许多优势,如下所示:

业务流程文档的好处

  • 形成文档化流程的知识库,可以用作类似新流程的模型。
  • 用户,客户,流程所有者甚至分析人员和顾问的参考,以澄清他们可能遇到的任何问题。
  • 对目标,步骤,程序和其他过程元素的形式描述有助于避免争议。
  • 有关创建手册或培训的重要信息来源。
  • 雇用新员工时,过程文档可确保他们可以咨询可靠且正规的资源。

哈弗 ,只需单击几下鼠标,便可以立即创建文档,而无需离开界面。

这里’有关如何执行此操作的教程:

哈弗 上的业务流程文档

 

也可以看看: 业务流程文档最佳实践:12个最常用的。

3-过程出版

现在您的建模已经准备就绪,如何发布流程图以使每个人都可以访问它们?

理想情况下,这应该以敏捷而实用的方式完成,而不会出现并发症。

最好的业务流程分析工具可以在云中发布流程,从而使组织中的每个人都可以更轻松地访问它们。这样,流程参与者无论身在何处都可以访问图表,并且在许多情况下,可以使用平板电脑和智能手机等移动设备访问图表。

当然,需要通过数据加密来保护数据。

这里’在智能手机上查看的流程图:

4-过程版本控制

以上面第3项中提到的方式使流程可用是非常实用的,并且无疑使需要咨询它们的分析人员,顾问,代理商和客户的工作变得更加轻松。

但是,如何管理流程的新版本?

每次进行更改时,是否需要创建一个新的流程图?您如何命名所有这些版本并知道哪个是最新版本?

使用HEFLO,每次更改或改进流程图时,都会自动保存以前的版本。

因此,你不’需要创建一系列单独的文件,每个改进的流程图一个。并且,要查阅以前的版本,只需访问该过程本身并检查已进行的更改。

5-过程改进的处理

The goal of BPA工具is not just to analyze business processes.

经过分析,我们建议您进行持续改进。

为此,分析师需要借助流程图来寻求改进的机会。

这些由程序,任务或过程的其他元素组成,这些过程使其效率和生产率降低。

例如:

  • 瓶颈:过程中的点,其中积累了很多任务,这些任务阻碍了持续发展。
  • 浪费:浪费过多的资源。
  • 延误:相对于其他任务而言,一项任务的估计差,并且花费的时间比期望的长。
  • 交接:团队,人员或系统之间的信息或职责交换。否则可能会导致过程错误。

这些只是改进机会的一些示例,您可以通过分析流程图和其他方式来发现这些改进机会。

然后,应解决这些改进。因此,有必要寻找其他方法来执行该过程,而不会发现延迟,浪费,不合格,瓶颈和移交,以及其他可能的改进。

查看更多:

6-合作

最好的BPA工具是基于云的,正是这样才能在团队成员和流程用户之间提供轻松的协作。

就HEFLO而言,协作门户网站可简化所有流程,从而有助于流程批准以及收集公司其他成员的建议。

为此,一旦您’完成流程的建模和文档编制后,您可以将其全部发布在Collaboration Portal中。

然后,您通知 流程所有者,他们将使用门户网站本身来研究和批准新建模的过程。

但是,改善的循环并没有就此结束!

之后,任何想要的人–并有权访问门户–可以查看已发布的流程并提供改进建议。

因此,协作更加敏捷和动态。这可以通过参与者之间讨论的评论来完成,而无需离开软件’s environment.

请观看我们的YouTube频道上的以下教程,了解如何执行此操作:

业务流程发布与改进

 

阅读更多: 什么是理想的业务流程文档软件?

您在公司中使用BPA还是BPM工具?

您使用什么软件进行分析,建模和 BPM 流程自动化?

在评论中与我们分享您的经验!

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